case study
Statt Projektpreis: Ein Modell, das sich
jeden Monat selbst bezahlt
Ein klassisches Projektangebot in der mobilen Pflege wurde wirtschaftlich neu gedacht – weg vom einmaligen Fixpreis, hin zu einem Monatsmodell, das sich für den Kunden laufend rechnet und für den Anbieter wiederkehrenden Umsatz schafft.
Ausgangssituation:
Ein Software-Anbieter für mobile Pflege wollte ein Digitalisierungsprojekt klassisch als Fixpreis verkaufen. Das Problem: Solche Angebote sind vergleichbar, rechtfertigungsintensiv und oft schnell im Preiswettbewerb.
Hebel:
Der Durchbruch kam, als Angebot und Preismodell nicht mehr aus Sicht des Projekts, sondern aus der laufenden wirtschaftlichen Realität des Pflegebetriebs gedacht wurden.
Ergebnis:
Statt eines einmaligen Projektpreises entstand ein nutzerbasiertes Monatsmodell, das der Kunde trotz günstigerer Fixpreisangebote sofort annahm – und das für den Anbieter deutlich wertvoller war.
Manche Angebote werden unnötig klein verkauft, weil sie wie ein IT-Projekt präsentiert werden, obwohl sie in Wahrheit ein klarer Business-Hebel sind.
In diesem Fall lag der eigentliche Unterschied nicht nur in einem anderen Preis, sondern in einer anderen Logik.
Ausgangslage
Ein Anbieter mobiler Pflege hatte einen hohen administrativen Aufwand rund um die tägliche Dokumentation. Pflegekräfte mussten festhalten, was sie bei wem gemacht hatten und wie lange sie dafür gebraucht hatten – zur Absicherung, für die Abrechnung und für interne Kontrollen.
Das lief weitgehend auf Papier. Formulare wurden ausgefüllt, weitergegeben, abgetippt, geprüft und nachbearbeitet. Fehler waren normal. Diskussionen auch. Schließlich ging es um abrechenbare Leistungen und damit um Geld.
Die Idee war klar: Das gesamte System sollte digitalisiert werden – mit mobiler Erfassung vor Ort und einer zentralen Software für Abrechnung und Verwaltung.
Die Challenge für den Anbieter
Unser Kunde bot genau so ein System an. Klassisch kalkuliert wäre das Projekt als Fixpreis verkauft worden – auf Basis von Aufwandsschätzung, Sicherheitszuschlägen, Erfahrungswerten und gewünschter Marge.
In diesem Fall lag der Preis bei rund 110.000 Euro zuzüglich laufendem Support.
Das Problem: In so einer Situation werden mehrere Angebote verglichen. Fixpreise werden erwartet. Größere Preisunterschiede erzeugen sofort Rechtfertigungsdruck. Zusätzliche Features helfen am Anfang oft wenig. Qualität, Sicherheit und Verlässlichkeit gelten als Standard und lassen sich nur begrenzt messen.
Das Problem war nicht die Lösung, sondern die Logik, in der das Angebot verkauft wurde.
Was nicht funktioniert hat
Über Stundensätze, Fixpreise und Extra-Features war in dieser Situation kein besserer Preis zu erreichen.
Die Angebote wären zu vergleichbar gewesen.
Solange das Ganze wie ein klassisches IT-Projekt verkauft wird, landet die Diskussion fast zwangsläufig bei Projektkosten, Leistungsumfang und Vergleichbarkeit. Genau dort wird es schwierig, einen stärkeren Preis oder ein besseres Modell sauber zu begründen.
Der entscheidende Hebel
Der Durchbruch kam, als Value Case und Preismodell nicht mehr aus Sicht des Projekts, sondern aus der Realität des Pflegebetriebs aufgebaut wurden.
Der Wert war klar: Wenn jede mobile Pflegekraft durch die Digitalisierung jeden Tag rund 30 Minuten spart, ist das wirtschaftlich direkt verwertbar – zum Beispiel durch weniger Überstunden, weniger Verwaltungsaufwand oder durch zusätzliche betreuungsfähige Zeit.
Durch die hohe Zahl der Pflegekräfte war das Potenzial enorm.
Aber diesen Vorteil konnten auch andere Anbieter grundsätzlich argumentieren. Der wirkliche Unterschied entstand erst, als auch das Preismodell diese Logik aufgriff.
Die neue Logik
Nicht mehr:
Wir digitalisieren Ihr System zum Fixpreis.
Sondern:
Dieses System spart Ihnen ab dem ersten Tag jedes Monats mehr Geld, als es Sie im ganzen Monat kostet.
Genau dadurch wurde aus einem Projektangebot ein laufend plausibler Business Case.
Unser Beitrag
Wir haben den Anbieter dabei unterstützt, genau diesen Value Case herauszuarbeiten und daraus ein passendes Preismodell zu entwickeln.
Statt eines klassischen Projektfixpreises wurde das System als nutzerbasierte Monatsgebühr angeboten.
Dieses Modell drückte die wirtschaftliche Realität des Kunden direkt aus: laufender Nutzen, laufende Einsparung, laufende Bezahlung.
Damit wurde nicht nur der Wert klarer. Auch das Risiko des Kunden sank drastisch. Er musste keine große Vorabinvestition freigeben und trug auch nicht das Projektrisiko. Sollte das Projekt aus irgendeinem Grund teurer werden, war der Kunde davon nicht betroffen.
Die neue Kernbotschaft war einfach:
Das System kostet nicht zuerst Geld – es bezahlt sich laufend aus den eingesparten Ressourcen.
Das Ergebnis
Der Kunde nahm das neue Modell aufgrund der klar argumentierten Vorteile sofort an, obwohl es günstigere Fixpreisangebote gab.
Für den Pflegeanbieter war das Angebot attraktiv, weil sich der monatliche Preis direkt mit den eingesparten Personalkosten verrechnen ließ.
Aber auch für den Software-Anbieter war der Deal deutlich besser als ein klassischer Fixpreis:
Statt einmalig 110.000 Euro erzielte er rund 140.000 Euro – und zwar automatisch jedes Folgejahr, ohne zusätzlichen Verkauf.
Zitat Kunde
Dieses neue Modell hat uns vor allem geholfen, eine laufende zusätzliche langfristige Einnahmensquelle für unser Unternehmen aufzubauen.“
Was dieser Fall zeigt:
Viele Angebote sind fachlich gut. Das allein reicht aber nicht.
Solange der Nutzen zu weich, zu beratungsnah oder zu unklar bleibt, wird fast automatisch über den Preis diskutiert.
Der entscheidende Hebel liegt oft nicht darin, ein Angebot schöner zu erklären, sondern den stärkeren wirtschaftlichen Zusammenhang sichtbar zu machen.
Wenn das gelingt, wird nicht nur einfacher verkauft – sondern meist auch profitabler.